Un empresario tecnológico se dio cuenta que en vez de aumentar las horas de trabajo, es mejor reducirlas para generar mayores beneficios. Barnaby Lashbrooke da 5 consejos de productividad para poder gestionar mejor una empresa.
Lashbrooke es el CEO de Time Etc, una empresa de asistencia virtual, en la cual redujo la semana laboral a 35 horas y logró multiplicar sus ingresos en un 1000%. Él afirma que es crucial ser estricto con el horario, delegar tareas y hacer frente a las distracciones.
El empresario llegó a trabajar hasta 100 horas semanales cuando no veía un crecimiento de su nueva empresa. Sin embargo, después de la muerte de su madre, tuvo un cambio. Empezó a mejorar su rutina laboral enfocándose en la productividad del tiempo.
Barnaby Lashbrooke escribió un libro en donde describe este proceso. En el mismo, nos da 5 consejos de productividad para una mejor gestión de tu empresa.
1. Aprende a priorizar
Reducir las horas de trabajo te obliga a ser muy selectivo con lo que incluyes en tu lista de cosas por hacer. La pregunta que se hace Lashbrooke es la siguiente: ¿me ayudará esta tarea a impulsar mi negocio? Sólo ocupate de ella si la respuesta es afirmativa.
También utiliza la Matriz de Eisenhower para decidir qué tareas hacer, qué delegar, qué hacer primero y qué eliminar. Consiste en trazar todo lo que tienes en tu lista de tareas pendientes en una cuadrícula de cuatro casillas marcadas;
- Urgente.
- Importante.
- No urgente.
- No importante.
Prioriza todo lo que es a la vez urgente e importante.
2. Delega
A muchos empresarios les resulta casi imposible delegar, pero aprender a hacerlo es una de las lecciones más cruciales que puedes aprender si pretendes reducir tus horas de trabajo.
Empieza por identificar las tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo. Algunas de estas tareas pueden automatizarse con programas informáticos, mientras que de otras es mejor que se encargue una persona de carne y hueso, como un responsable de oficina o un asistente virtual, pero no tú. Recuerda que solo debes hacer las tareas que ayuden directamente al crecimiento de tu negocio.
Lo mejor que puedes hacer es confiar en la persona en la que delegas. Dale instrucciones claras y deja que se ponga manos a la obra. Pero ten en cuenta también que delegar una tarea no significa que no tengas que volver a involucrarte nunca más.
3. Sé estricto con tu horario
Planifica tu semana. Si trabajas solo 35 horas a la semana, no hay tiempo para «ponerse al día». Lashbrooke explica que «Nunca empiezo un día sin saber exactamente en qué voy a trabajar».
Por ello, la mejor herramienta para planificar la semana y garantizar la máxima productividad es la sencilla app de calendario. Mi calendario de Google hace las veces de lista de tareas pendientes, lo que ayuda a ver los límites del día y a reservar tiempo para tareas específicas.
También establece alertas y recordatorios específicos para mantener la presión y ayudarte a mantener la motivación, algo que es particularmente importante para aquellos que carecen de los plazos establecidos por clientes o consumidores.
4. Conoce tu flujo de productividad
Todos tenemos momentos del día en los que trabajamos realmente bien y otros en los que somos casi inútiles. Puede ser que te concentres mejor en tareas complicadas a primera hora de la mañana, o que no puedas enfrentarte a la resolución de problemas antes de haber comido.
No tiene sentido luchar contra ello. De hecho, ser consciente de estos altibajos naturales puede ayudarte a diseñar el horario de trabajo que mejor se adapte a ti. Hacer un seguimiento de tus niveles de productividad y adaptar tu carga de trabajo en consecuencia te ayudará a sacar el máximo partido a tu tiempo.
5. Desafía a las distracciones
Distracción es cualquier tarea o acción que no te ayude directamente a conseguir tus objetivos. Identificar las principales distracciones es el primer paso para hacerles frente.
Piensa cómo puedes evitar estas distracciones. Si se trata de tu teléfono, puedes dejarlo en silencio en otra habitación durante las horas en las que eres más productivo. Lashbrooke pone de ejemplo su caso. «Yo programo media hora al final de cada jornada laboral para revisar todos mis correos electrónicos y ocuparme de todo lo que necesite respuesta. Me resulta más eficaz que distraerme constantemente con la bandeja de entrada a lo largo del día».
Encontrar una solución a largo plazo para esas distracciones repetidas que se comen tu tiempo es un paso sencillo para ahorrar potencialmente cientos de horas en los próximos años.
Con estos 5 consejos de productividad podrás mejorar los flujos de trabajo para tu empresa y enfocarte en lo importante del crecimiento de la misma.
