Los negocios para alcanzar el éxito deben valorar muchos aspectos, tantos que pueden llegar a abrumar. Esta cantidad de elementos provoca en ocasiones que se den de lado algunos que tienen más importancia de la que se le suele otorgar. Es habitual que se piense en el sentido y dirección de la organización, el mercado en el que se ubica, su estructura y estrategia para las ventas, las finanzas, la gestión de las personas… y un largo etcétera.
Sin embargo, todos estos factores se enmarcan dentro de un espacio físico, un entorno que debe cumplir con una serie de especificaciones para que el empleado pueda ser productivo, con todas las herramientas a su alcance. Las oficinas están obligadas a ofrecer todo los que se necesita para que no se pierda la capacidad, el talento y la preparación que tienen los trabajadores.
La tecnología
A día de hoy, los elementos tecnológicos son imprescindibles en cualquier oficina, sin ellos, la empresa se vería completamente imposibilitada para competir en los mercados, cada vez más competitivos, independientemente al sector en el que se actúa.
Como mínimo, debe contar con los equipos informáticos necesarios (Pc,s Laptops o tablets), conexión WiFi, proyectores, máquinas de escaneado y de impresión. En cuanto a las máquinas para imprimir, las opciones se han multiplicado en los últimos años. En el siguiente enlace se pueden Ver equipos de impresoras multifunción que son los más demandados en la actualidad ya sea por sus características ecoeficientes y sostenibles como por el modo de ahorro de energía y las opciones de impresión ETC.
Por otro lado, hay que prestar especial atención a los sistemas utilizados para lograr una comunicación efectiva, tanto de manera interna, entre empleados, como externa, con clientes, proveedores y asistentes. Las centralitas IP se han vuelto en este sentido imprescindibles.
Otros objetos tecnológicos útiles para una mayor productividad son los HUB de tres puertos, capaces de conectar 3 USB,s a través de uno solo, los lectores de tarjetas de memoria o los equipo de sonido para crear un hilo musical que aumente la sensación de confort en las instalaciones.
El mobiliario
Además de contar con toda la aparatología necesaria para el buen hacer de las labores diarias, el empleado debe encontrarse cómodo, cuidado, sentir que la empresa se preocupa por él. La calidad del mobiliario, el diseño y que sea ergonómico será una clara señal de que la compañía presta atención y quiere cubrir las necesidades de sus trabajadores.
Especial énfasis hay que poner en la ergonomía. Se trata de un concepto global que no debe aplicarse exclusivamente a los muebles, sino a todo el espacio laboral, incluyendo las herramientas y tareas encomendadas. Y es que, la ergonomía laboral, debe coincidir con las características fisiológicas, psicológicas y anatómicas de cada empleado para cuidar su bienestar durante las horas productivas.
Así mismo, es interesante que, para demostrar gratitud por el tiempo dedicado a la empresa dentro de sus instalaciones, se presente una decoración atractiva, con personalidad, que añada tranquilidad, alegría, bienestar… elementos que contribuirán a un mayor grado de fidelidad a la compañía y se traducirá en un aumento de la productividad. Crear un ambiente cercano, creativo, diferente, pero en post de la originalidad, contribuirá a la inspiración y a la motivación de los profesionales que habiten estos espacios.
La ubicación de la oficina
Otro valor al que hay que dar la importancia que merece a la hora de crear una empresa de éxito será la localización de sus oficinas. Las apariencias siguen siendo muy importantes y la ubicación tiene mucho que decir al respecto. Por lo tanto, como primer elemento a considerar, deberán estar incluidas en un edificio moderno o clásico, pero siempre en un excelente estado de conservación. Así mismo, deberá contar con facilidades para el acceso, estar limpio y con elementos visibles de seguridad y personal contratado para su continuo mantenimiento. Si es posible, deberá ofrecer una estética vanguardista o tradicional, según el espectro de clientes que quiera atraer, pero siempre elegante y con un decorado inteligente y atractivo, además de mantenerse siempre limpio y ordenado.
Por otro lado, debe considerarse como una clara ventaja que esté localizado en un espacio céntrico o un polígono bien ubicado en una ciudad importante. Deberá tener, en cualquier caso, vías de comunicación cómodas, tanto para los clientes como para los propios empleados, que no cuente con largos periodos en la carretera e incluso que ofrezca transporte público con horarios continuos que lleguen hasta las proximidades de las oficinas.
Otros aspectos que deben considerarse para crear oficinas
Además de todo lo relacionado anteriormente, una oficina que ofrezca un entorno gratificante y funcional para los empleados, además de ser productiva para la empresa, deberá tener en consideración los aspectos que siguen.
El ruido
El sonido que proviene de la calle solo será un impedimento para el buen desarrollo de las tareas, un elemento de distorsión para los empleados. Es aconsejable, por tanto, que este espacio cuente con cristales capaces de aislar del ruido exterior.
La entrada de luz
Siempre será altamente recomendable la entrada de luz solar, ya que tiene una acción directa sobre la vitalidad, el ánimo y el optimismo de las personas que habitan estos lugares y, por tanto, una incidencia positiva en la productividad.
