Las formas en que trabajan las empresas (ya sean pequeñas, medianas o grandes), cómo se vinculan con las personas que trabajan en ellas, el rol que ocupa cada uno, así como la metas y los objetivos que se proponen, han ido cambiando considerablemente con el correr del tiempo.
El trabajo colaborativo es un tipo de organización que se da a través de equipos de trabajo que tienen como finalidad cumplir una meta común.
Para llevarlo adelante, cada grupo e individuo que lo conforma, cuenta con habilidades, conocimientos y herramientas que posibilitan el cumplimiento de dichos objetivos.
A continuación, desarrollaremos brevemente las mejores herramientas colaborativas que van a contribuir a potenciar el rendimiento del trabajo en equipo.
Google Workspace
Es un conjunto de herramientas colaborativas, gratuitas y digitales de Google. Está integrado por 5 herramientas:
- Google Docs: sirve para crear documentos;
- Google Sheets: tiene como finalidad crear y editar hojas de cálculo;
- Google Slides: es un espacio más intuitivo para la creación de presentaciones;
- Google Meet: sirve para realizar videollamadas de forma ilimitada;
- Google Drive: tiene como función guardar y compartir documentos y/o carpetas que están almacenados en la nube.
Stormboard
Se trata de una herramienta a través de la cual se pueden aterrizar diferentes ideas para después organizarlas, establecer prioridades y redefinirlas para que los propósitos de la empresa sean exitosos o productivos.
Con esta herramienta también se pueden añadir imágenes, videos y textos para completar el trabajo.
Si bien tiene una modalidad gratuita, si se paga un costo adicional se pueden adquirir más beneficios que los nombrados anteriormente.
Padlet
Es una herramienta exclusivamente pensada para crear murales en equipo. Se puede incorporar archivos para complementar el trabajo, como en la herramienta anterior.
Se pueden crear muros, lienzos y mapas, entre otras cosas.
Se trata de un producto que puede adquirirse de forma gratuita solamente por 30 días, por lo que, transcurrido ese periodo, se debe elegir entre pagar el plan anual o el plan mensual.
Work Flowy
En este caso nos encontramos con una herramienta con gran aceptación y mucha cantidad de adeptos en la actualidad por su efectividad principalmente, ya que, a través de ella se pueden gestionar tareas para organizar el trabajo del equipo.
Se pueden fijar los tiempos de entrega para las personas que forman parte del equipo para lograr una mayor organización, lo que es una ventaja indiscutible.
Esta herramienta también cuenta con una versión gratuita o una Pro desde los USD 4.99 por mes.
Bubbl.us
La última herramienta de la que vamos a hablar es de Bubbl.us, pero no por eso menos importante.
Permite llevar a cabo mapas conceptuales parte por parte dependiendo de la temática de la que se trate, asignándole un color a cada una de ellas. Esto sirve para que cada parte del proyecto quede bien definida, se trabaje y se desarrolle en profundidad, evitando de esta manera, malos entendidos.
Ventajas de las herramientas colaborativas
Las herramientas colaborativas permiten que las empresas se potencien y para que el trabajo de los equipos sea más productivo.
Se trata de servicios informáticos que tienen como finalidad que los usuarios se comuniquen y trabajen en conjunto más allá de que no estén reunidos en un mismo lugar físico.
Son una nueva manera de comunicación porque permiten compartir información de manera rápida y eficaz, que indudablemente con el avance tecnológico y que con la pandemia por COVID-19 han sido de gran utilidad (por la imposibilidad de las personas de trasladarse a trabajar y compartir espacio con demás empleados), llegando para quedarse en muchísimas organizaciones.
Las empresas siempre deben tener en cuenta este tipo de Software para la gestión de la misma y para determinar y llevar a cabo de forma eficaz cada uno de los objetivos propuestos, como así también, deben realizar un seguimiento de las tareas que se le asigna a cada equipo de trabajo y a cada individuo que lo conforman, de manera particular.
Cuando hablamos de herramientas de trabajo colaborativo, se trata de un concepto muy amplio, pero podemos decir que hace referencia a todas aquellas aplicaciones y servicios que necesita una empresa, dependiendo de sus necesidades, cantidad de personas que la conforman, y otras características.
Elegir una herramienta colaborativa depende del tipo de proyecto del que se trate, qué se maneja dentro de la empresa, los procesos y el conocimiento de los integrantes de un grupo de trabajo, entre otras cuestiones.
Hay diferentes tipos de herramientas colaborativas, como aquellas que sirven para la creación de proyectos, para entornos de trabajo, para comunicación y para la gestión de tareas.
Hoy en día, el trabajo en equipo es una parte crucial de las empresas. Cuanto más grande sea el proyecto que tienen, más cantidad de integrantes tendrá el grupo de trabajo y esto conlleva a lograr una mayor y mejor comunicación y coordinación entre todos ellos para poder lograr los objetivos propuestos.
Todo esto lleva a una comunicación más fluida y al desarrollo de actividades entre los grupos de trabajo que pueden compartir o no un mismo lugar físico, y esto se puede llevar a cabo de manera organizada gracias a que se puede revisar, calificar y modificar todo tipo de archivos. Además, de todas estas acciones quedan registros gracias al historial de modificaciones, y de las diferentes acciones que se realizan, para poder comprobarlos más tarde.
Lo importante es que las personas pueden trabajar al mismo tiempo para que las modificaciones o actualizaciones de los archivos se hagan de manera simultánea, pero como también puede hacerse de otra forma, lo relevante será tener una comunicación clara y asertiva, para evitar malos entendidos, pero siempre el objetivo primordial de estas herramientas colaborativas es la mejora del proceso de trabajo dentro de una organización.
Las herramientas colaborativas permiten que los equipos de trabajo sean más productivos y organizados, traduciéndose esto en mayores beneficios para la empresa en cuestión.