La cultura organizacional de las empresas peruanas en la actualidad está muy bien definida. Muchas son las que cuentan con un organigrama para que el público conozca su jerarquía y trabajadores. Pero pocas saben cuáles pueden ser sus beneficios al margen de ver todo en un solo lugar.
Pero antes de comenzar, hablemos rápidamente de lo que es un organigrama. Los organigramas son herramientas gráficas que representan la estructura jerárquica y funcional de una organización. Muestran las relaciones entre los diferentes puestos de trabajo y las funciones que desempeñan dentro de una empresa, y pueden ser muy útiles para ayudar a un negocio a funcionar de manera más efectiva y eficiente.
Beneficios del organigrama
A continuación, explicaremos cómo los organigramas pueden ayudar a un negocio, examinando algunos de los beneficios clave de su uso en la gestión empresarial:
Clarifican la estructura organizativa
Esta es su principal función como ya comentamos en la introducción. Los organigramas ayudan a los empleados a comprender la estructura organizativa de la empresa, incluyendo cómo se dividen las responsabilidades, los roles y las funciones. Al visualizar esta estructura, los empleados pueden entender mejor cómo encajan sus tareas y responsabilidades en el contexto general de la empresa, lo que les permite trabajar de manera más efectiva y colaborar de manera más eficiente con sus compañeros de trabajo.
Es un diagrama que es esencial en los primeros pasos de un nuevo empleado, ya que podrá ver dónde se encuentra dentro de la jerarquía de la organización y saber con qué personas trabajará más y quién está por encima de quien. Es algo muy importante en el proceso de onboarding de cualquier nueva incorporación y algo que el equipo de recursos humanos debería de preparar.
Facilitan la delegación de tareas
Al tener una representación gráfica de la estructura organizativa, los managers pueden asignar tareas y responsabilidades de manera más eficiente. Esto se debe a que pueden ver rápidamente quiénes son los responsables de cada área funcional, y a quiénes deben dirigirse para delegar esas tareas específicas. También pueden identificar rápidamente las áreas que necesitan más recursos o apoyo, y pueden asignar responsabilidades en consecuencia.
Hay muchos tipos de organigramas ya sean verticales, horizontales, de proyectos… pero todos pueden ser utilizados para facilitar esta delegación en las tareas. Muchas veces se puede perder un tiempo innecesario en saber quién es a la persona que hay que contactar para hacer una tarea. Si se pregunta se puede derivar una serie de informaciones erróneas que entorpecen el proceso, pero si se cuenta con un organigrama se puede ver de forma mucho más clara y así evitar estas distracciones.
Ayudan a establecer metas y objetivos claros
Los organigramas también pueden ser útiles para establecer metas y objetivos. Al identificar las áreas funcionales clave de la empresa y las personas responsables de cada área, los gerentes pueden establecer objetivos específicos y medibles para cada departamento y para toda la empresa. Al hacerlo, pueden asegurarse de que todos los empleados estén trabajando hacia los mismos objetivos, lo que puede ayudar a la empresa a lograr el éxito.
Los objetivos se deben cumplir y hay que facilitar su ejecución en medida de lo que se pueda. Por ello la utilización de este diagrama puede ser algo bueno para los empleados como punto de unión para ver lo que se tiene que hacer, cómo y cuándo. Con el auge de las aplicaciones propias, seguro que alguna empresa ya cuenta con una aplicación para hacerlos.
Mejoran la comunicación y la colaboración
Los organigramas también pueden mejorar la comunicación y la colaboración dentro de una empresa. Al ver claramente quién es responsable de qué áreas y tareas, los empleados pueden comunicarse de manera más efectiva, lo que puede ayudar a prevenir errores y malentendidos. Además, los organigramas pueden ayudar a los empleados a comprender mejor la importancia de su papel dentro de la empresa, lo que puede aumentar su compromiso y motivación.
A todo empleado le gusta sentirse parte de su organización y ver su nombre dentro de este recurso gráfico es algo muy fácil de hacer por la empresa pero que tiene un fuerte impacto en el ámbito personal del trabajador, así como en su estado anímico.
Permiten ver el potencial desarrollo del trabajador
Otro punto destacable es el desarrollo de la carrera del trabajador en la empresa. Gran parte de la motivación de todo empleado y empleada es saber cómo puede crecer profesionalmente dentro de la empresa. Al ver toda la jerarquía en el organigrama, se puede estudiar cuáles serían los puestos potenciales a los que se puede tener acceso y eso sirve como un punto fuerte de motivación personal.
Es un concepto de doble filo ya que si se ve el proceso y nunca llega con el paso del tiempo si se está trabajando bien y cumpliendo los objetivos, posiblemente el trabajador o trabajadora se desmotiven y puedan buscar una salida a otra empresa en la que sí que vean que pueden crecer.
Por supuesto, los organigramas no son la solución a todos los problemas de una empresa y no garantizan el éxito empresarial. Sin embargo, pueden ser una herramienta valiosa para ayudar a un negocio a operar de manera más efectiva y eficiente, y para permitir que los managers y empleados comprendan mejor la estructura y funcionamiento de la organización.
Si bien crear y mantener un organigrama puede llevar tiempo y esfuerzo, los beneficios que pueden ofrecer a una empresa pueden ser significativos a medio y largo plazo.