La denominada Revolución Industrial 4.0 propició la masificación de dispositivos interconectados que facilitaron la explosión del comercio en línea. Tras la llegada de la pandemia de Covid-19 y las medidas de confinamiento tomadas, las actividades electrónicas diarias propias del sector digital presentaron un incremento inaudito en el volumen de sus transacciones.
Dicho fenómeno ocasionó un reto significativo para la contabilidad de un negocio online de cualquier tamaño. Quienes querían realizar el seguimiento preciso de todas sus transacciones y disponer de informes financieros certeros en esta contingencia debían implementar más tiempo en las tareas contables si es que deseaban tomar las mejores decisiones para así poder sobreponerse al inestable panorama.
Los resultados los conocemos: quienes lograron ajustarse a tiempo y aplicar los cambios estructurales, prevalecieron; los que no: claudicaron. Si bien estas labores demandan tiempo y minuciosidad, existen una serie de prácticas recomendadas por los especialistas que ayudan a prever este tipo de circunstancias y facilitan poder lograr una contabilidad efectiva. A continuación, se describen detalladamente algunas de las más eficaces.
Contratar a un contador calificado y llevar un registro financiero preciso
La contratación de un contador calificado es indispensable para rastrear, evaluar y organizar toda la información financiera de una empresa. En paralelo, es recomendable apoyarse en un software de contabilidad adaptado a las necesidades del negocio. Esto último no excluye la necesidad de contar con recurso humano con conocimientos sólidos sobre legislación financiera y capacitado interpretar los datos arrojados por el programa.
Una de las tareas fundamentales del contador es avalar la exactitud de los registros financieros, de lo cual depende la salud económica a largo plazo del negocio. Esto implica el rastreo detallado de todos los ingresos y egresos, así como mantener las facturas y pedidos organizados. En consecuencia, los datos
pueden ser grabados correctamente y es posible cubrir todas las obligaciones fiscales dentro de los plazos correspondientes.
Utilizar un software de contabilidad
Una de las grandes bondades de la digitalización es la automatización de muchísimas tareas que antes se llevaban a cabo manualmente. Evidentemente, la contabilidad no es la excepción. Por ello, invertir en un software de contabilidad adaptado a las necesidades y el tipo de productos o servicios ofrecidos por una empresa es muy recomendable.
En este sentido, Investopedia (2023) ha elaborado lista mostrada a continuación con los mejores softwares del mercado en función del ramo y el tamaño del negocio.
● La aplicación de contabilidad más versátil: QuickBooks Online; ● El más recomendado para micro-empresas: Xero;
● Ideal para empresas de servicios: FreshBooks;
● Ajustada a freelancers que trabajan medio tiempo: QuickBooks Self-Employed;
● El software contable con la mejor versión gratuita: Wave.
Estar al día con las noticias financieras
Otra de las consecuencias del mundo hiperconectado actual es la aceleración de la evolución de los mercados. Esto deriva en una mayor velocidad de cambios en las tendencias y en las normativas financieras. Por esta razón, tanto los grandes empresarios como los emprendedores emergentes necesitan mantenerse al día sobre las noticias que pueden afectar su negocio.
Pero, debido al enorme volumen de información que circula en internet hoy en día, filtrar y analizar las noticias parece una actividad tediosa. Sin embargo, las aplicaciones de noticias de economía y finanzas representan un método práctico de mantenerse al corriente sin perder mucho tiempo. A continuación, se muestra
la selección elaborada por Biz Report (2023) con las aplicaciones de noticias financieras más recomendadas:
● Seeking Alpha: provee análisis muy completos para los inversionistas de distintos mercados;
● The Motley Fool Stock Advisor: ideal para inversores de riesgo y corredores de bolsa;
● The Wall Street Journal: la mejor fuente de conocimientos generales del mercado;
● Robinhood: es la aplicación más recomendada para los principiantes en el mundo de las finanzas;
● CNBC: Stock Market & Business: cobertura completa y estructurada de las noticias financieras (analizadas por expertos);
● Bloomberg: la aplicación con acceso especial al contenido de la agencia Bloomberg;
● MarketWatch: ofrece un repaso pormenorizado de las noticias más relevantes sobre inversiones en tecnologías y bienes raíces redactadas por especialistas;
● Barron’s: analiza individualmente a las compañías e industrias con más influencia en sus respectivos mercados;
● TheStreet App: provee interesantes recursos educativos y explora cuáles tecnologías podrían generar mayor impacto en el mercado;
● Stocktwits: muestra un panorama detallado de la interacción entre los inversionistas y distintos actores del mercado internacional.
Revisar las declaraciones financieras frecuentemente
Las empresas necesitan revisar sus declaraciones financieras mensualmente (como mínimo). De esa manera, los directivos y el personal contable pueden seguir el progreso económico del negocio, delimitar las áreas a mejorar y tomar
las decisiones más adecuadas. Igualmente, dichas evaluaciones permiten estimar si el presupuesto establecido dentro de una planificación ha sido correcto, excesivo o insuficiente.
En caso de detectar imprecisiones en el balance de ingresos y egresos, en el flujo de caja o en la conciliación bancaria, es necesario reevaluar para corregir el problema. En este punto, el apoyo de un software de contabilidad agiliza significativamente la identificación de fallos. Si las incongruencias en las declaraciones financieras son reiteradas, probablemente se requiera revisar el diseño de la planificación y/o el comportamiento del recurso humano.
Entender la calificación de créditos de la empresa
La calificación de créditos es un factor importante en la vida financiera de un negocio. Específicamente, es una variable empleada para determinar si una empresa es elegible o no para recibir préstamos y tarjetas de crédito por parte de entidades bancarias. También, puede afectar las tasas de interés ofrecida por los bancos, por lo tanto, es un aspecto a tener en cuenta al momento de recibir inyecciones externas de capital.
Por otra parte, cuando la empresa tiene una deuda, se debe diseñar un plan viable para pagarla. Es importante cancelar las cuotas establecidas dentro de los plazos acordados con la entidad bancaria y así evitar multas o sanciones. Al fin y al cabo, un negocio con una buena calificación de créditos siempre será bien atendido por los bancos.
Invertir en educación financiera
No importa en cuál fase de crecimiento se encuentre una empresa, nunca está de más expandir los conocimientos en materia financiera. De hecho, es una práctica casi obligatoria debido al lanzamiento frecuente de nuevas tecnologías con impacto inmediato, tanto en las transacciones comerciales como en el manejo contable. Esta formación incluye un gran espectro de competencia tales como marketing, geo-política o programación, entre otras.
La mejor parte de invertir en la educación es que es un gasto deducible en la declaración de impuestos (dependiendo de la legislación de cada país). Asimismo, existen muchas alternativas para ampliar la formación profesional de los trabajadores (cursos online, conferencias, artículos o libros, entre otros). Esto último es vital para las PYMES, porque los empleados usualmente deben cumplir varias funciones dentro del organigrama empresarial.